5 claves para organizar un evento virtual en tiempos de aislamiento

Conocer la plataforma, generar experiencias interactivas y buscar aliados son algunas herramientas necesarias para el éxito de un evento online

Si bien cada país se encuentra en una etapa diferente en cuanto a las estrategias para enfrentar la pandemia, un cambio obligado fue dejar de lado los eventos presenciales para pasar al mundo online.

A quienes les ha tocado organizar eventos de este tipo saben lo complejo que puede ser, desde contactar a los participantes hasta hacer todo lo posible para que el día del encuentro no haya problemas de conexión o con la plataforma.

Si bien la flexibilidad y el planeamiento anticipado son claves, aquí te dejamos algunos consejos que seguro te servirán:

  1.     Maneja como un experto la plataforma

Sí, debes tener un Máster en la plataforma que elijas para tu evento. Conocer sus herramientas, desde invitar a los asistentes hasta la función de chat será de suma importancia que lo manejes a la perfección. Es apropiado que revises la página de solución de problemas de la plataforma para que te puedas anticipar a cualquier inconveniente técnico.

Además de Zoom, existen varias opciones más para hacer eventos virtuales tales como, WebinarJam, Skype y Google Meetings.

Otras opciones son Facebook e Instagram Lives, o LinkedIn Live, un servicio para el cual es necesario solicitar aprobación y tener cuentas que generen gran interacción.

Tú decides cuál es la más acertada, ¿una forma de saberlo? Haz simulaciones de eventos con tus compañeros para experimentar lo que ofrece cada una.

  1.     No vendas, comparte

No hay nada más aburrido en un evento online que alguien presentando productos e intentando venderlos. Enfócate en ofrecer contenido de calidad, desde conferencias con expertos hasta las mejoras que planeas hacer ¿Te imaginas contarle a tus invitados sobre un cambio que buscas hacer y pedirles su opinión en vivo para decidir si lo implementarás o no? Arriesgado pero interesante.

Busca estrategias para entretener, recuerda que en un evento virtual la posibilidad de distracción es mucho más grande, por lo que mantener la atención activa de tu público será fundamental.

  1.     Anímate a ser multiplataforma

La virtualidad permite potenciar la creatividad. En vez de realizar un evento extenso a través de una misma plataforma, puedes animarte a “jugar” un poco más y utilizar distintas plataformas, o ir presentando el evento en diferentes canales. Quizás una reunión a través de Zoom, una conferencia de un experto en un Facebook live y luego un espacio intercambio a través de twitter o instagram.

No sólo el contenido debe ser atractivo, sino la experiencia que las personas tendrán con tu evento.

  1.     La unión hace la fuerza

Como lo hacías con tus eventos presenciales, también es importante que busques otras compañías o personas que te ayuden a promocionar tu evento.

Sponsors, partners o embajadores del evento serán de gran ayuda para llegar a más personas y a su vez para que la experiencia durante el mismo sea satisfactoria.

Aquí es importante que como es virtual intentes que tu mensaje sea sencillo y ameno a la hora de promocionarse. Los contenidos que tienden a la viralización son una herramienta en la que hay que trabajar con seguridad.

  1.     Crea comunidad

Muchas veces cuando termina un evento virtual no se generan espacios de networking o el famoso break donde las personas podían conocerse mientras disfrutaban de una bebida. Por eso es importante que con la base de datos que has recaudado propongas la creación de un grupo de Facebook, una reunión próxima con aquellos que estén interesados en continuar en contacto o el envío público de los perfiles de Linkedin de cada profesional para generar ese Networking tan deseado.

Seguramente hay muchas más claves que debes tener en cuenta, pero estamos seguro que si cumples con estos puntos serás un gran anfitrión online.

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