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Dirección de Proyectos: 6 elementos clave para el éxito

¿Debes dirigir un proyecto? Más allá de nuestra experiencia, la responsabilidad de estar a cargo de un proyecto siempre es un desafío. Compartimos algunos elementos que te ayudarán a alcanzar tus objetivos.

No importan los años de experiencia ni la cantidad de capacitaciones que hayamos realizado, siempre al momento de dirigir un proyecto nace la sensación de que un nuevo reto nos desafía una vez más y nosotros, tenemos que dar lo mejor que tenemos.

En cualquier escenario, los líderes de proyecto, además de aplicar sus habilidades y herramientas en base a las buenas prácticas adquiridas, deben tener en cuenta una gran variedad de elementos.

Planificar, prevenir riesgos, calcular recursos y definir el impacto del proyecto son sólo algunos aspectos a tener en cuenta. Además por supuesto se suma la necesidad de analizar el tipo de organización, el compromiso de la alta dirección, la disponibilidad de recursos, las demoras en la generación de entregables, la gestión de los cambios y otros aspectos que son considerados implícitos pero que por eso mismo debemos tenerlos siempre presentes.

 Estos son 6 aspectos a tener en cuenta para lograr los objetivos que te has propuesto en la dirección de este nuevo desafío:

1-      Conocimiento de la organización: En la mayoría de los casos encontraremos  una combinación mixtura entre organizaciones lineales, proyectizadas y funcionales. Será fundamental identificar qué tipo se destaca más para entender cuál será el rol que deberemos cumplir como líderes de proyecto.

 2-      Identificar las necesidades y delimitar el alcance: Antes de comenzar es fundamental definir el alcance general del proyecto así como las expectativas de los stakeholders (sponsors, proveedores y potenciales clientes).

 3-      Planificar: En este paso, deberemos  identificar, establecer y documentar las actividades, recursos y los distintos plazos para que el proyecto pueda cumplir con los requisitos pautados. Analizar las necesidades de los potenciales cliente, definir el alcance del proyecto, elegir el modelo de ciclo de vida del mismo e incluso fundamentar y pactar los recursos y los costos que tendremos, entre otros puntos como calendario, presupuesto y equipo técnico.

 4-       Gestión de Recursos Humanos: La buena distribución de roles y responsabilidades serán la clave del éxito en el proyecto. Para que cada miembro cumpla de forma productiva con lo pautado será importante tener en cuenta aspectos como la compensación equitativa, determinación de niveles de desempeño, capacitación permanente, un manejo proactivo y eficiente de los conflictos como así también conocer las necesidades reales de cada miembro del equipo.

 5-      Identificación de crisis: Todo proyecto conlleva riesgos y todo riesgo puede convertirse en una crisis, por lo que identificar los posibles riesgos a tiempo y analizar su impacto como así también las formas de mitigarlo será fundamental para crear un plan de contingencia y evitar imprevistos.

 6-       Seguimiento constante del proyecto: Después de la planificación y una vez que el proyecto está en marcha será fundamental realizar un seguimiento y hacer visible el avance del mismo. Esto no sólo generará confianza en la alta dirección sino que nos permitirá tomar decisiones correctas si comienzan a surgir desviaciones que pueden perjudicar los objetivos planteados.

 Estos son sólo algunos de los aspectos más importantes que te permitirán alcanzar con éxito lo propuesto en la dirección de los proyectos, sin embargo también es aconsejable que generes una comunicación asertiva y efectiva, como así también la posibilidad de brindarle a la organización una visión objetiva de los procesos seguidos y los productos generados, según las políticas y procedimientos definidos por la propia compañía.

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