Presupuesto Empresarial 2024: Beneficios, Errores Comunes y Plantilla Descargable
Descubre los beneficios, errores comunes y pasos a seguir para diseñar tu presupuesto. Además, descarga la plantilla para elaborar el presupuesto 2024 de tu empresa e ir implementando buenas prácticas.
Leonardo Parada, Experto en Finanzas Corporativas, Faculty de ADEN, actual Subdirector de Presupuesto y Control de Gestión del Grupo Educativo, nos explica para qué sirve un presupuesto, beneficios, obstáculos comunes a evitar, elementos claves a tener en cuenta, tiempo que debe abarcar y pasos a seguir.
¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?
Podemos encontrar múltiples definiciones de presupuesto. Pero a mi me gusta definirla como una herramienta clave de la gestión empresarial que nos va permitir expresar, en términos monetarios, los planes y programas a desarrollar dentro de la organización por un periodo de tiempo determinado.
Es una herramienta que nos va a permitir proyectar los ingresos y gastos en un ciclo de tiempo específico.
¿Cuáles son los beneficios de elaborar un presupuesto para nuestra organización?
El presupuesto económico es esencial para gestionar eficientemente el negocio, proporcionando una hoja de ruta que guía decisiones financieras y estratégicas. Actúa como instrumento de planificación y alineación con la estrategia y objetivos organizacionales, plasmando metas comerciales, financieras u operativas en números. Asigna recursos de manera eficiente para mejorar la rentabilidad.
Funciona como herramienta de control y monitoreo al comparar resultados reales con proyecciones, identificando desviaciones y permitiendo correcciones oportunas. Facilita la toma de decisiones informadas al ofrecer elementos objetivos sobre el impacto financiero antes de la implementación.
Además, promueve la coordinación e integración al fomentar la comunicación entre departamentos. No se limita al área financiera, involucrando a todas las áreas de la empresa y asignando responsabilidades en la ejecución presupuestaria.
En resumen, el presupuesto empresarial es más que una herramienta contable; es una brújula estratégica esencial que guía hacia el éxito financiero y operativo, permitiendo una gestión efectiva y adaptativa en un entorno empresarial dinámico.
¿Cuáles son algunos de los errores comunes que las empresas cometen al elaborar sus presupuestos y cómo se pueden evitar?
Podemos encontrar una multiplicidad de errores que se cometen al elaborar el presupuesto. Algunos de los errores más comunes son:
- Subestimar los costos: este es uno de los errores más comunes. Es esencial que realicemos un análisis exhaustivo de todos los costos operativos y ver sus posibles fluctuaciones en el tiempo. Por ejemplo, en un contexto económico como el actual es importante que los presupuestos contemplen la tasa de inflación esperada, tanto a nivel nacional como mundial. Caso contrario, vamos a estar subestimando los costos futuros de la organización.
- Ignorar los cambios en el mercado: las condiciones del mercado son dinámicas, y las empresas pueden cometer desaciertos al no ajustar su presupuesto en función de estas variables del mercado.
- No revisar regularmente el presupuesto: muchas veces las empresas crean los presupuestos a comienzo de año y no lo revisan regularmente. Esto puede traducirse en decisiones basadas en información desactualizada.
- Falta de flexibilidad en los presupuestos: con frecuencia las empresas elaboran presupuestos de manera muy rígida y no consideran la necesidad de adaptarse a las circunstancias del entorno cambiante y dinámico en el cual actúan las organizaciones.
- No involucrar a los responsables: a menudo los responsables de elaborar y ejecutar cada una de las partidas presupuestarias no participan en el proceso de elaboración del presupuesto. Esto puede traducirse en información desactualizada y poco realista. Por lo tanto, los presupuestos no terminan siendo verídicos.
En definitiva, podemos resumir que el proceso presupuestario implica un proceso de aprendizaje continuo. En ese proceso iremos aprendiendo de los diferentes errores que hemos cometido al momento de elaborar el presupuesto y esto se va a traducir en mejores estimaciones que realicemos a futuro.
¿Cuál es el rango de tiempo que debe abarcar un presupuesto?
El periodo de tiempo que debe cubrir un presupuesto empresarial varía según varios factores, como la naturaleza de la industria, la estabilidad económica y la estrategia empresarial, entre otros.
Aunque generalmente se recomienda un presupuesto anual para permitir una planificación a mediano plazo y una visión integral de las operaciones y finanzas, se sugiere incorporar flexibilidad. Esto implica la posibilidad de ajustes a corto plazo, con revisiones trimestrales o mensuales, para responder rápidamente a los cambios del mercado.
En empresas con ciclos de planificación estratégica específicos, se puede adaptar el presupuesto para alinearlo con esos ciclos temporales. Por ejemplo, si una empresa realiza revisiones estratégicas cada 3 años, puede estructurar su presupuesto para coincidir con ese ciclo operativo.
Además del presupuesto anual, se recomienda que las empresas realicen proyecciones financieras a largo plazo, abarcando varios años. Estas proyecciones son útiles para planificar inversiones en capital de trabajo, expansiones a nuevos mercados o estrategias a largo plazo.
Independientemente del periodo elegido, es fundamental que la empresa tenga la capacidad de adaptar sus presupuestos a cambios inesperados, buscando un equilibrio entre el periodo de tiempo y la capacidad de adaptación al cambio.
¿Qué elementos claves se deben considerar a la hora de elaborar un presupuesto?
El proceso de elaboración del presupuesto empresarial implica considerar múltiples factores y elementos para asegurar la efectividad de ese proceso presupuestario. Entre los cuales podemos destacar:
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Contemplar el historial financiero
esta información histórica nos va a brindar una base sólida para empezar el armado presupuestario. Vamos a tener que revisar y examinar cuáles son los ingresos, gastos y tendencias históricas para identificar patrones que nos permitan realizar proyecciones a futuro de manera más precisa.
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Objetivos organizacionales
estos objetivos estratégicos deben estar en el centro del presupuesto, dado que las partidas presupuestarias deben contribuir al logro de esos objetivos.
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Proyección de ventas
para eso vamos a tener que analizar las tendencias del mercado y los posibles cambios que puedan producirse en la demanda. Esto nos va ayudar a estimar ingresos de una manera mucho más realista y precisa.
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Gastos operativos
vamos a tener que desglosar y examinar todos los gastos operativos de la organización. Tales como gastos fijos, variables, salarios, suministros y otros gastos de estructura que pueden llegar a haber. La revisión minuciosa de estos elementos garantizan una planificación financiera mucho más precisa.
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Inversiones en capital
estos son clave porque la empresa necesita activos y la implementación de nuevas tecnologías que hagan sustentable el crecimiento del proyecto empresa en su conjunto a lo largo del tiempo.
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Tendencias del mercado
debemos evaluar el entorno económico general, dado que las condiciones económicas pueden afectar tanto a los costos como a las oportunidades de ingresos.
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Identificar riesgos para desarrollar estrategias de contingencias
esto permite anticiparnos a imprevistos que se pueden llegar a producir.
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Involucrar a los responsables de cada departamento
esto permite obtener estimaciones mucho más precisas porque integramos a todas las áreas en el armado presupuestario.
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Evaluación continua
los presupuestos son dinámicos, no estáticos. Este paso nos va a ayudar a identificar cuáles son los ajustes correctivos y mejorar el proceso de toma de decisiones en un entorno empresarial en constante cambio..
¿Cuáles son los pasos a seguir en el armado del proceso presupuestario?
El proceso comienza al alinear el presupuesto con los objetivos estratégicos de la organización. En segundo lugar, se examina el desempeño histórico para observar tendencias y evaluar metas anteriores, proporcionando una base sólida para la definición del presupuesto.
En tercer lugar, es esencial involucrar a todos los responsables de las diversas áreas para obtener información precisa de cada departamento. El siguiente paso implica estimar los ingresos basándose en proyecciones de mercados y estrategias de marketing.
Definidos los ingresos, se proyectan los costos operativos, asegurando que la estructura de costos esté alineada con la tasa de ingresos proyectada. Este análisis de ingresos y costos lleva a la evaluación de diferentes escenarios, utilizando simulaciones con variables como la tasa de inflación, cambios económicos y fluctuaciones del tipo de cambio.
Una vez establecido el presupuesto, sigue la etapa de revisión y ajuste. Después de los ajustes, el presupuesto se presenta para la aprobación de la dirección y la comunicación a las diversas áreas de la organización.
En la etapa de ejecución, se realiza una revisión periódica para detectar desvíos significativos y tomar decisiones correctivas de manera oportuna.
Flexibilidad y adaptabilidad
Por último, el experto en presupuesto y control de gestión, destacó la importancia de contar con un presupuesto flexible y adaptable. Ya que estos factores son claves en el proceso presupuestario.
Y agregó: “Los cambios que se producen en el entorno pueden requerir que realicemos ajustes en cualquier momento, que no podríamos realizar si trabajamos con modelos de presupuestos estáticos. que no se ajustan a las necesidades del entorno en el que se inserta nuestra organización. No trabajar con presupuestos dinámicos, puede conducirnos a tomar decisiones erróneas”
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